Datenschutz bei Veranstaltungen: Probleme aus dem Alltag und wie Sie diese rechtssicher lösen

11. März 2021 Videodauer: 5:18 Minuten


Sie fragen, die aktivKANZLEI antwortet. Uns erreichen immer wieder verschiedene Fragen von Veranstalter:innen von Sportevents zum Thema Datenschutz.

Drei interessante Fragen möchte ich im Folgenden gerne für alle beantworten:

• Verstoßen wir mit unseren automatischen Server-Backups gegen die Löschpflicht?
• Ist die Entsorgung von Papier dasselbe wie eine Datenlöschung?
• Darf ich E-Mail Adressen für Infos zur Veranstaltung im Folgejahr nutzen?

Interessant: Laut Statista hatten Ende 2020 nur 37% aller Unternehmen die DSGVO umgesetzt. Seit knapp drei Jahren ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Die große Herausforderung dabei ist, dass die Regelungen für das Fitnessstudios, den Sportverein oder die Sportveranstaltung genauso gelten wie für Großkonzerne.

Selbst die Wenigen, die sich mit dem Datenschutz schon intensiv beschäftigt haben, stoßen in der Praxis immer wieder auf Probleme, wie die zuvor genannten Fragen zeigen.

Wichtig zu wissen: Ein wichtiges Prinzip der DSGVO, welches Sie beachten müssen, ist die Datensparsamkeit und die Speicherbegrenzung, also die Pflicht zur Löschung.

Unbedingt merken: Daten sind zu löschen, wenn sie für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden!

Frage 1: Bei uns werden automatisch Server-Backups erstellt. Einzelne Datensätze können wir gar nicht löschen. Wie sollen wir damit umgehen?

Hier besteht oftmals ein kleines Dilemma: Zum einen fordert die DSGVO, dass regelmäßig Backups gemacht werden. Damit soll sichergestellt werden, dass Daten bei einem Datenverlust schnell wieder hergestellt werden können. Zum anderen dürfen Daten aber nur solange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie mal erhoben wurden, auch tatsächlich erforderlich sind.

Faustregel: Werden die Daten im Geschäftsablauf gelöscht oder vernichtet, müssen sie zeitnah auch im Backup und weiteren Sicherungsmedien gelöscht werden. Das bedeutet, dass sie nicht immer sofort aktiv werden müssen. Spätestens jedoch beim Jahresbackup muss kontrolliert werden, dass nur noch richtige und notwendige Daten gesichert werden. Diese Möglichkeit bieten die Systeme mittlerweile. Andernfalls sollten Sie den Anbieter wechseln.

Frage 2: Ist eine Entsorgung von Papierdatenträgern dasselbe wie eine Datenlöschung?

Wenn die Daten nur auf Papier existieren ist eine Vernichtung ausreichend. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass diese nicht einfach über das Altpapier entsorgt, sondern bestenfalls geschreddert werden. Sie müssen dafür sorgen, dass niemand anders noch davon Kenntnis nehmen kann, z.B. weil der Container überfüllt ist und das Altpapier durch den Wind über die Straße geweht wird.

Achten Sie bei der Datenlöschung auch darauf, dass Terminnotizen und Kontaktdaten im Mail-Programm und auf dem Handy gelöscht werden müssen.

Frage 3: Wir erfassen für den Versand von Infos zur Veranstaltung im Folgejahr E-Mail-Adressen von den Teilnehmer:innen. Ist es unbedingt nötig diese Daten nach der Veranstaltung zu löschen?

Sobald die Veranstaltung vorbei ist und die Daten für die Durchführung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, müssen diese gelöscht werden. Etwas anderes gilt nur, wenn ein Gesetz dies erlaubt oder der/ die Teilnehmer:in eingewilligt hat.

Die DSGVO wäre so ein Gesetz. Der Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erlaubt es Daten zu verarbeiten, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist und die Interessen des Betroffenen überwiegen. Ihr wirtschaftliches Interesse kann also prinzipiell und im Einzelfall das Recht des/ der Teilnehmer:in auf Löschung überwiegen, aber rechtlich sicher ist dies nicht.

Rechtstipp: Holen Sie sich die Einwilligung zum Versenden von Infos für das Folgejahr direkt bei der Anmeldung ein (z.B. Info-Text zum Anhaken) und weisen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung ebenfalls darauf hin. Vergessen Sie bitte nicht, die Teilnehmer:innen auch über das Widerrufsrecht zu belehren.



Haben Sie noch Fragen? Nehmen Sie unverbindlich Kontakt über unser Kontaktformular zu uns auf oder rufen Sie uns an:

Tel.: 0151 – 68 18 30 84

Wir freuen uns auf Sie.


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