WhatsApp mit Kunden: Was du als Trainer:in beachten musst

22. November 2022 Lesedauer: 2:00 Minuten


Wie kommunizierst du mit deinen Kunden?

Wenn du WhatsApp nutzt, dann bestimmt, weil es so unkompliziert ist. Man kann schreiben, sprechen und Bilder verschicken, Kunden mit Emojis motivieren, Kursteilnehmer in Gruppen koordinieren und das alles in einer App.

Tolle Sache.

Wäre da nicht der Datenschutz.

Das hat auch Heike, Trainerin im Verein, zu spüren bekommen.

Ihr Fall:

Ich bin Lauftrainerin im Verein. Jetzt stand mein Urlaub an, der Verein gab für diese Zeit das ok, dass meine Teilnehmer auch ohne mich laufen können.

In der letzten Laufstunde kam der Wunsch auf, dass ich eine WhatsApp Gruppe erstelle, damit Sie sich besser austauschen können, wer kommt, Wetter ... usw.

Von meinem Arbeitgeber weiß ich, dass er kein WhatsApp auf die Arbeitsmobiltelefone haben möchte. So habe ich zu meinen Teilnehmern gesagt, dass ich das gern mache, aber sie müssen mich privat anschreiben oder mir die Mobil Nr. geben. So habe ich die Gruppe auf meinem privaten Handy erstellt.

Kurze Zeit später kam vom Vereinsvorstand eine Anordnung mit richterlicher Drohung, dass ich sofort alles zu Löschen habe, da ich gegen den Datenschutz verstoße und zwei Tage später die Kündigung mit dem Hinweis, dass ich den Datenschutz nicht eingehalten habe.

Ihre Frage:
Ist das rechtlich okay, dürfen die das?

Rechtlicher Hintergrund:

Vereinsmitglieder ist es durchaus erlaubt, privat miteinander auf WhatsApp zu kommunizieren. Wenn die Zustimmung von allen Mitgliedern vorlag, dann darfst auch du als Trainerin die WhatsApp Gruppe aufmachen.

Das rechtliche Problem dabei ist, dass im Ernstfall der Nachweis erbracht werden muss, dass alle eingewilligt haben.

Für den Verein ist das deshalb kritisch, weil du von den Mitgliedern immer noch als Trainerin des Vereins angesehen wirst (also nicht als Privatperson) und auch als diese agierst.

Sollte es zu Beschwerden oder einer Anzeige beim Landesdatenschutzbeauftragten kommen, hätte weiterhin der Verein die Pflicht nachzuweisen, dass entweder

- alle Datenschutzgesetze eingehalten wurden (was nicht geht, weil WhatsApp zu Facebook gehört und die Daten auch in den USA verarbeitet werden)

oder

- dass von jedem Mitglied tatsächlich eine Einwilligung vorlag.

Daher haben immer mehr Vereine verboten, WhatsApp als offiziellen Kommunikationskanal zwischen Trainer und Mitgliedern zu benutzen.

Fazit:
Wenn du glaubhaft darlegen kannst, dass allen klar war, dass du als Privatperson gehandelt hast und es eine private Gruppe war oder belegen kannst, dass alle einverstanden waren, kann der Verein die Nutzung von WhatsApp nicht verbieten und auch die Kündigung wäre unwirksam.

PRAXISTIPP:

Wenn du mit deinen Kund:innen individuelle Verträge schließt, also einen Mitgliedsvertrag oder einen Personal Training Vertrag, dann hole dir bereits bei Vertragsschluss die Einwilligung für die Nutzung von WhatsApp ein.

Lass das Mitglied ankreuzen, dass es mit einer Kommunikation über WhatsApp einverstanden ist und auch Gesundheitsdaten darüber ausgetauscht werden dürfen.

Vergiss nicht, auch in deiner Datenschutzerklärung auf die Nutzung von WhatsApp hinzuweisen.

Hast du Fragen zum Inhalt des Vertrags oder der Datenschutzerklärung? Dann lass uns reden.




Viele sportliche Grüße

Julia





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